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Las 5 tentaciones de un gerente de capacitación muy ocupado

By Joseph Williams, The Language Company´s Executive Director


Diseñar e implementar un programa de capacitación de idiomas corporativo que resulte exitoso puede ser una tarea compleja que requiere mucho tiempo. Si se implementan bien, estos programas pueden producir resultados potentes y ayudan a impulsar el rendimiento de la empresa. Sin embargo, bajo cargas de trabajo cada vez mayores, los gerentes de capacitación demasiado frecuentemente suelen caer en una serie de trampas que pueden menoscabar la efectividad de la capacitación y llevar a que sea cuestionada tanto por los estudiantes como por la alta gerencia. A continuación revisamos algunas de las tentaciones más comunes para un gerente de capacitación ocupado, y ofrecemos ideas de cómo podrían evitarse.

1. Suponer de entrada que no hay ningún problema de idioma

Un error fácil de cometer es suponer que no se requiere ningún tipo de capacitación en idiomas. Muchas veces se piensa que si los trabajadores tienen acceso a herramientas como Duolingo y el traductor de Google no hay ninguna necesidad real de brindarles una capacitación formal. Por otra parte, cuando la internacionalización no es parte del plan estratégico de la empresa, la capacitación en idiomas fácilmente puede ser dejada de lado. Es entendible que los planes de capacitación tiendan a centrarse en las necesidades inmediatas de la organización. Sin embargo, en un panorama cambiante, una adquisición o fusión inesperada por ejemplo, muy rápidamente puede sacar a luz las deficiencias lingüísticas de una empresa.

Aprender un segundo idioma no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana. Si bien las herramientas como el traductor de Google pueden suplir las barreras lingüísticas básicas, no son un sustituto del verdadero dominio del idioma objetivo. Por consiguiente, los gerentes de capacitación deberían tratar de evitar los costos ocultos que conlleva el hecho de no invertir en la capacitación en idiomas y procurar adoptar un enfoque a más largo plazo en su proceso de planificación. Un buen punto de partida sería preguntarse qué tan bien se las arreglaría su organización si de repente le exigieran trabajar en un segundo idioma. A tal efecto, algunas áreas a evaluar son:

  1. ¿Qué proporción de sus comunicaciones ocurren en inglés?

  2. ¿Hay productos o servicios que le compran o venden a organizaciones internacionales?

  3. ¿Cuán sensible o riesgosa podría ser una mala interpretación del lenguaje? - desde una simple frase mal entendida hasta asuntos de vida o muerte, o contratos u órdenes de compra multimillonarios.

2. Tomar atajos durante la fase inicial

En nuestras reuniones preliminares con clientes, es común escuchar que los gerentes de capacitación están muy retrasados y necesitan implementar su programa lo antes posible. Este apuro puede dar lugar a la tentación de tomar atajos durante el proceso de la fase inicial del programa.

¿No hay tiempo para un diagnóstico inicial? Haremos que los estudiantes se autodiagnostiquen.

¿No hay tiempo para realizar un lanzamiento adecuado? Haremos que el proveedor les mande a los alumnos un breve mail de bienvenida.

¿La administración está demasiado ocupada para involucrarse? Lo haremos sin su pleno apoyo.

Si bien todas son medidas muy efectivas para ahorrar tiempo, pueden producir un resultado desastroso en cuanto a la efectividad del programa. Nuestra experiencia nos ha demostrado que los resultados son consistentemente mejores cuando las empresas invierten más durante la configuración inicial del programa. Fijar expectativas claras para los estudiantes mediante un contrato escrito; fijar funciones y responsabilidades para el proveedor, la empresa y los estudiantes; y lograr la participación de la cúpula dirigencial para asegurar que los estudiantes dispongan del tiempo y el espacio que necesiten para comprometerse con la capacitación son todos elementos esenciales de un programa exitoso.

Solamente después de haber desplegado y entendido los resultados esperados y los pasos necesarios para lograrlos es que se podrá implementar un programa coherente que cuente con miembros del equipo que se sientan plenamente involucrados.

3. Esperar que un patrón único sirva para todos

Definir que hay una necesidad de capacitación en idiomas es una cosa. Pero luego definir las necesidades y los objetivos específicos de cada estudiante puede ser un escollo demasiado grande para la mayoría de los gerentes de capacitación súper ocupados. En lugar de ello, la tentación es proporcionarles una solución única a los estudiantes basada puramente en su nivel. El resultado de esto es que los estudiantes reciben una formación que a menudo es irrelevante, lo que puede llevar a una rápida falta de compromiso.

Un entrenador de fútbol que le proporciona el mismo plan de entrenamiento a cada integrante de su equipo pronto se quedaría sin trabajo. ¿Un guardameta que necesita trabajo adicional para saberse posicionar? Entrenamiento de fútbol. ¿Un delantero que sigue fallando frente al arco? Entrenamiento de fútbol. ¿Un mediocampista cuya precisión en los pases ha disminuido en los últimos partidos? Entrenamiento de fútbol. Aunque puede parecer absurdo, es lo mismo que ofrecerle al departamento de contabilidad, a la fuerza de ventas y al equipo de TI de la empresa el mismo programa de capacitación en idiomas.

Cada estudiante tiene necesidades, objetivos, fortalezas y debilidades específicas. Definirlas y diseñar un plan de estudio personalizado no tiene por qué demandarle mucho tiempo al gerente de capacitación, y el impacto positivo que puede tener en el compromiso de los estudiantes y en los resultados globales es muy considerable.

4. Dejar que el programa se administre solo

Hasta los mejores gerentes de capacitación pueden caer en la trampa de dedicarle mucho tiempo a la configuración inicial para luego olvidarse del programa una vez que esté en marcha, dejándolo así únicamente en manos del proveedor. Puesto que el compromiso de los líderes es tan importante para el éxito de un programa, es imprescindible que se mantengan involucrados a lo largo de todo el proceso.

Una manera sencilla de lograr este fin es mediante el acceso a datos en tiempo real que sean visibles para todos las partes interesadas, en vez de depender únicamente de los informes mensuales estandarizados del proveedor. Si el gerente de capacitación y la cúpula directiva pueden ver las métricas globales del desempeño de su equipo y tomar decisiones oportunas e informadas, pueden maximizar la eficiencia de la inversión de la empresa.

Otra manera de asegurar una mayor participación de los responsables de la toma de decisiones a lo largo del programa es agendar revisiones mensuales o trimestrales, en las que el proveedor pueda informar sobre los resultados del programa en función de las expectativas que fueron claramente definidas (ver el punto 2 anterior). Estas reuniones no tienen por qué durar más de 30 minutos, y ayudarán a evitar sorpresas desagradables al final del programa cuando ya es demasiado tarde para intervenir.

5. Medir la satisfacción del estudiante pero no el rendimiento de la inversión

Ahora que los gerentes de capacitación son cada vez más responsables de los resultados de sus programas, muchos han recurrido al modelo Kirkpatrick de evaluación de formación. Sin embargo, muchas veces sólo llegan hasta el primer nivel, enviándoles una simple encuesta a los estudiantes al fin del curso para medir su satisfacción.

Desafortunadamente, tener estudiantes felices no siempre equivale a haber logrado un buen rendimiento de la inversión. Si bien puede ser un factor importante para fomentar la participación de los estudiantes, un programa verdaderamente exitoso podrá demostrar resultados cuantificables y beneficios tangibles para la organización. Ya sea si se busca mayor eficiencia en las comunicaciones o un aumento de ventas a clientes extranjeros, es importante que el programa esté configurado para poder medir su éxito en función del rendimiento de la inversión en capacitación.

Hay diversas maneras de lograr este objetivo, y cada organización querrá medir el ROI en función de los factores que son más importantes para ella. Sin embargo, es importante que el rendimiento de la inversión en capacitación esté sobre la mesa desde la primera reunión con el proveedor para que el diseño, la implementación y los informes se puedan configurar para cumplir con estas expectativas.

Si le gustaría saber cómo es que The Language Co. y Voxy ayudan a los gerentes de capacitación a evitar estas 5 tentaciones y ofrecen programas de capacitación en idiomas exitosos y centrado en buenos resultados, no dude en contactarnos.


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